TITRE DU POSTE : Adjoint administratif/adjointe administrative

SECTEUR D’ACTIVITÉ : Administration

TYPE DE POSTE : Permanent

LIEU : Bureau de Laval, Québec

Le poste offert

Dans le cadre du développement de ses activités d’ingénierie des bâtiments, Les Consultants DND sont présentement à la recherche d’un/une adjoint/adjointe administratif/administrative pour le bureau de Laval. Il s’agit d’un poste à temps plein de 37.5 heures/semaine dans un environnement de travail dynamique et convivial. Nous offrons également une gamme complète d’avantages sociaux.

Responsabilités et description de tâches

Soutien administratif

  • Préparer, saisir à l’ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des offres de service, des rapports, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d’autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services;
  • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions;
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
  • Répondre aux demandes d’information élémentaires concernant l’entreprise et les services offerts reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers;
  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne compétente;
  • Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
  • Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
  • Compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activités;
  • Appuyer les associés dans l’élaboration et la mise en place de procédures administratives et de ressources humaines
  • Surveiller et former, s’il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l’utilisation de logiciels courants;
  • Maintenir le site internet et la présence de la compagnie sur les réseaux sociaux;
  • Aider à l’organisation, s’il y a lieu, des conférences ou des événements corporatifs
  • Accomplir diverses tâches liées à la fonction

Soutien comptable

  • Acquitter les factures et les états de compte;
  • Exécuter la tenue de livre et la gestion des dossiers de comptabilité (opérations courantes, écritures de journal, états financiers et rapports trimestriels) – logiciel Zoho;
  • Enregistrer les transactions effectuées au nom de l’organisme;
  • Produire les déclarations de revenus et rapports TPS et TVQ
  • Recueillir, vérifier et traiter diverses données telles les assurances;
  • Produire divers rapports et formulaires (formulaires relativement à l’assurance emploi
  • Effectuer toute autre tâche connexe assignée par les associés

Exigences

Savoir (connaissances)

  • DEC bureautique/administration ou expérience pertinente
  • Connaissance de la comptabilité
  • Excellent français écrit et parlé
  • Excellent anglais écrit et parlé

Savoir-faire (habilités)

  • Un minimum de deux ans d’expérience dans le domaine
  • Maîtrise d’un système d’information comptable
  • Expérience en comptabilité
  • Très bon maitrise de logiciels Word, Excel, Outlook, Publisher
  • Capacité de rédaction

Savoir-être (comportements, attitudes et qualités)

La personne devra être :

  • Accueillante, souci du service à la clientèle
  • Savoir travailler en équipe et collaborer avec des interlocuteurs variés
  • Disponible
  • Sens de l’initiative
  • Organisée
  • Autonome
  • Discrétion et respect des règles de confidentialité
  • Polyvalente
  • Créative
  • Respect des échéances
  • Capacité à travailler sous pression

Autres exigences :

  • Certains travaux ou certaines activités selon les exigences des partenaires peuvent entrainer des heures de travail en dehors des heures normales de travail;

Atouts :

  • Talent graphique et facilité en infographie
  • Connaissance de Zoho
  • Auto et permis de conduire valides.

Salaire : compétitif, selon l’expérience

Date de début : immédiat

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.
Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
  • Votre CV (PDF seulement)